証憑について知っておきたいこと

税理士江連祐治

著者:江連祐治税理士事務所 税理士 江連祐治

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証憑とは取引開始の際に作成される書類で、
見積り、注文、契約等の内容を明らかにする目的があります。

証憑には、相手から受け取るものとして「納品書」「請求書」「領収書」、
また自己が作成して手元に残るものとして「納品書(控)」「請求書(控)」
「領収書(控)」などがあることは前回お話ししました。

「納品書」や「納品書(控)」は
「商品を販売して発送した」または「商品を購入して受け取った」
という取引の事実を証明する書類です。

納品書に記入することは、納品先、納品日、商品名、
数量・単価・金額、税抜き合計額、消費税額、税込合計額、伝票№などです。

売上げあるいは仕入れという取引が発生したら、
納品書に記入した内容を「売掛帳」「買掛帳」に入力します。

「請求書」や「請求書(控)」は「納品した」または
「納品された」商品等の代金を請求するために発行する書類です。

納品のつど請求書を発行する場合や、
取引が継続していると一定期間(週単位、月単位など)の取引を
まとめて発行する場合があります。

「売掛帳」「買掛帳」への入力も、納品ごとに行う場合と、
請求書の発行日に一括して行う場合があります。

記入することは、請求先、請求日、販売額、
消費税額、税込請求額、伝票№、備考、掛代金残高などです。

「領収書」「領収書(控)」は
商品代金や経費などの代金を「支払った」あるいは
「受け取った」という決済完了を証明する書類です。

現金の取引が発生したら、領収書の作成日に、
その内容を「現金出納帳」に入力することになります。

記入することとしては、あて先、領収日、
領収金額、領収内容、伝票ナンバーです。

証憑を取り扱う上でのポイントとしては、
記入もれがないかチェックすることと、
印紙税が必要な場合があるので注意が必要となることです。

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経理事務で必要な3つの書類

税理士江連祐治

著者:江連祐治税理士事務所 税理士 江連祐治

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会社や個人事業を問わず商売を行う者は、
「商法」という法律の規制を受けることになります。

これは、株主や借入先などの利害関係のある者に対して、
商売にかかる財産と営業の状況を明らかにするために、
会計帳簿貸借対照表のいわゆる「商業帳簿」を作成することが
義務付けられているからです。

そしてこれらの帳簿は
「公正な会計のルールに基づいてきちんとわかりやすく記載しなければならない」
と規定されています。

会計ソフトを使用して取引をパソコンに入力すると、
データが自動的に各帳簿に転記され、
事務処理にかかる手間と時間は大幅に短縮されることは、前回述べたとおりです。
しかし、これらのデータの根拠となる書類(証憑書類)を
整理保存しておくことも必要不可欠です。

もちろん第三者のためだけではなく、
会社自身の状況を把握し正しい経営判断を行うためにも、
根拠となる資料を作成し、それらを保存しておくことが必要なわけです。

経理事務で必要な書類は大きく3つに分類されると思います。
伝票類、帳簿類、証憑類です。

1、伝票類について

伝票とは、取引が発生したことを証明する証憑をもとにして、
その取引があった時に作成する書類です。
ひとくちに伝票と言いますが、経理事務で使う伝票には、
入金伝票、出金伝票、振替伝票、売上伝票、仕入伝票などがあります。

2、帳簿について

主要簿として各勘定科目の動きをまとめた「総勘定元帳」と
勘定科目の内容をさらに詳細に記載して、
総勘定元帳を保管するための役割をもつ「補助簿」があります。

3、証憑について

証憑には、相手から受け取るものとして「納品書」「請求書」「領収書」、
また自己が作成して手元に残るものとして「納品書(控)」「請求書(控)」
「領収書(控)」などがあります。

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