旅費交通費のポイントは?

税理士江連祐治

著者:江連祐治税理士事務所 税理士 江連祐治

気になる「費用」のうち、
今回は「旅費交通費」についてのポイントをみていきましょう。

商用のために外出する際には、交通機関を利用したり、
時には宿泊を伴う出張もあるかもしれません。
これらにかかった費用が「旅費交通費」です。

旅費交通費を分類すれば、旅費は遠距離の出張などにかかる費用、
交通費は近距離における移動にかかる費用と考えてください。

旅費には出張した従業員の日当も含まれます。
ただし、支給額が常識以上の場合は給与とみなされ、
源泉所得税などの問題がかかわってきますので注意してください。

旅費交通費を支給するには、
前もって適正な範囲での「旅費規定」をつくっておくことも必要です。
なお、事業主本人の出張においては、
実費だけが経費としての旅費であり、
日当は必要経費として認められません。

旅費交通費となる費用には、
電車、バス、タクシー、航空運賃のほか、
駐車料金、有料道路通行料、出張における宿泊費や日当、
赴任における旅費や支度金、もちろん通勤費も含まれます。

ここで注意していただきたいのは、
営業用の車などに使用するガソリン代です。
ガソリン代は消耗品となりますので気を付けてください。

たとえば、
1.営業に行き、電車を利用した。
→ 販売や集金など業務を行うためにかかった交通費は
当然、必要経費となります。

2.出張の旅費代としてあらかじめ現金を渡した。
→ 確定していない費用のために支出した金額は、
とりあえず「仮払金」とします。
この時点では、まだ旅費交通費には計上しません。

3.旅費として渡した「仮払金」を清算した。
→ 出張から帰った後、実際に要した費用を経費として計上します。
出費事項が多い場合は、「明細書」を付けることで一括して
出張費として記入しても構いません。
仮払金を利用した場合は、その清算も行います。
仮払金が不足したり反対に余った場合には、
改めて現金の出し入れが必要となります。

旅費交通費の明細書について
営業担当者のように頻繁に外出する人などは、
手間を省くために、旅費は出張ごとに一括清算、
交通費は1週間単位でまとめて請求する方式をとっても構いません。

ただし、そのためには、行き先、業務内容、経路、支払先、
金額についての明細を記した「明細書」を添えることが必要となります。

特に電車、バスなどの場合は、一般的に領収書は発行されませんし、
最近ではIC乗車カードなどを使用することが多いと思いますので、
明細書は証拠資料として重要な意味を持つものになってくる
ということを忘れないでください。

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気になる費用の計上~水道光熱費について

税理士江連祐治

著者:江連祐治税理士事務所 税理士 江連祐治

勘定科目が資産・負債・純資産・収益・費用の
5つのグループに分類されることはすでにお話したとおりです。

今回からは、気になる「費用」について、
実務上のポイントを押さえていきたいと思います。

「費用の増加は借方に、費用の減少は貸方に記入する」
覚えていますか?
実際には、特別な場合を除き費用は減少よりも、
増加つまり借方に記入する場合がほとんどです。

もちろんパソコンの会計ソフトを利用する場合は、
自動的に入力されるので頭の片隅にでも覚えておいてください。

今回は、水道光熱費についてみていきましょう。
「水道光熱費」は費用の増加、つまり借方に記入します。
相手科目である貸方は、現金で支払った場合は「現金」
口座振替にしている場合は「普通預金」となります。
貸方は資産の減少ということになります。

事業のために消費した水道料金、電気料金、ガス料金のほか
燃料費としての灯油なども「水道光熱費」となります。

灯油のように直接購入するものは、
その時点で記帳(経費に計上)することになりますが、
水道、電気、ガスのようにメーターの検針後、
後日支払いをするものについては
支払をした時点で記帳(経費に計上)します。

ただし、決算月については、翌年度に支払うことになりますので、
今年度の未払費用として計上することになります。

ところで、住宅兼用の事務所や店舗の場合、
水道光熱費はどうなるのでしょう?
あたり前ですが全額を経費として落とすことはできません。

住宅兼用事務所の場合、
住宅で利用した費用を差し引いたものだけが必要経費となります。
水道料や電気料などメーターで計算するものは、
どの程度を住宅用費用とするかについては、
面積比や使用時間などにより考えられる基準によって決まります。

なお、費用の割振り計算と記帳は、
その都度行うほか、月ごと、あるいは年末に一括して
行ってもさしつかえはありません。

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気になる領収書と印紙の扱いは?

税理士江連祐治

著者:江連祐治税理士事務所 税理士 江連祐治

領収書を発行する際には、
簡単に数字を書き加えられないようにする注意が必要です。

チェックライターなどを使って数字を打ち込んだり、
手書きの場合は漢数字で記入したりします。
アラビア数字を利用する時には、
3ケタごとに数字にカンマ(,)を入れる、
数字の頭に¥記号を入れる、
¥記号と数字の間に隙間をあけない、
数字の最後にハイフン(-)を入れるなどに注意しましょう。

また、代金を受領した事実を証明するために作成した書類には、
領収金額に応じた額の印紙税が課税されます。
印紙税は「収入印紙」を貼ることで納税するしくみになっていますので、
領収書などを発行する際には収入印紙を貼り消印を押します。

必要な印紙額は、以下の通りです。

受領金額が3万円超100万円以下・・・200円
100万円超200万円以下・・・400円
200万円超300万円以下・・・600円
300万円超500万円以下・・・1,000円
500万円超1,000万円以下・・・2,000円
1,000万円超2,000万円以下・・・4,000円
2,000万円超3,000万円以下・・・6,000円
3,000万円超5,000万円以下・・・1万円
5,000万円超1億円以下・・・2万円

記載された受取金額が3万円未満の場合、
あるいは営業に関しないものには、印紙は不要(非課税)です。

もし収入印紙を貼り忘れたらどうなるのでしょうか?
その場合、本来貼っておかなければならない収入印紙の金額と
その2倍の額の金額を「過怠税」として納税しなければなりません。
貼りつけた収入印紙に消印しなかった場合も、
貼りつけている収入印紙と同額の過怠税がかかります。

もうひとつ注意する点は、
収入印紙代は法人税法上「租税公課」として損金(経費)になりますが、
この過怠金はペナルティの税金なので経費に計上することができません。

収入印紙については、
法人税の税務調査があった時にいっしょに調査されることが
多いので、貼り忘れなどに気をつけましょう。

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知っておきたい手形のあれこれ

税理士江連祐治

著者:江連祐治税理士事務所 税理士 江連祐治

手形の割引、裏書、不渡りなど一度は耳にしたことがあると思います。

手形の割引とは?

手形を受け取ったものの、
期日前に急に現金が入用になったという場合も起こり得ます。
この場合には、手形割引という方法があります。

これは手形の所持人が、支払期日のまだ到来していない手形を
金融機関に持ち込んで現金化することをいいます。
割引を依頼した日から手形の支払期日までの
利息相当額(割引料)が差し引かれたものが受取額になります。

裏書手形とは?

受け取った約束手形は、
裏書して第三者に譲渡することもできます。

たとえばA社から受け取った手形を、
B社の支払いに回すことも可能です。
文字通り、手形の裏にその手形の所持人(裏書人)の
名前と印鑑を押し、譲渡される人の名前を記入します。
譲渡された人が更に裏書をすることで、
又ほかの第三者に譲渡することもできます。

不渡りとは?

手形や小切手の支払期日を過ぎても額面金額が
決済できないことです。

受取った手形が不渡りになった場合、
裏書手形であれば、裏書人に対して請求することができます。
これを「手形の遡及」といいます。
遡及された人はさらに前の人に遡及することもできます。

もしも自分の会社が裏書した手形が不渡りになった場合には、
被裏書人から手形の額面記載金額を請求されることになります。
なお割引手形が不渡りになった場合には、
券面記載の金額を銀行に返済する必要が出てきます。

不渡りの連絡を受けたらまずその原因の調査をしてください。
ほとんどが資金不足によるものですが、
なかには手形の不備などによるものもあります。
また遡及に備えて、資金を用意するなどの必要もあります。

自社の発行した手形が万一不渡りとなった場合、
あわてず適切な行動をとることが大切です。

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知っているようで知らない手形の扱い

税理士江連祐治

著者:江連祐治税理士事務所 税理士 江連祐治

手形には大きくわけて、約束手形と為替手形があります。

約束手形とは、
振出人が受取人に一定の期日に一定の金額の支払いを
約束する有価証券で、二者の間で約束した期日に
一定の金額を支払うことが記載されている証券です。
期限付き債務の支払いや信用の手段としてひろく使用されています。

これに対して為替手形とは、
振出人が支払人に一定の金額の支払いを委託する有価証券で、
三者の間で約束した期日に一定の金額を支払うことが
記載された証券です。
小切手と類似していますが、
小切手が支払証券であるのに対して
為替手形は信用証券として区別されています。

現実に使われるのはほとんどが約束手形です。

手形の場合も法律で以下の7項目が定められています。

1.約束手形という文字
2.受取人
3.支払期日
4.支払地
5.一定の金額を支払うべき旨の約束
6.手形の振出日および振出地
7.振出人名(振出人が法人の場合、代表者の記名、押印に加え、
会社名、大業者の肩書が記載されていること。)

代表者の名前や使用された印鑑が、
支払銀行届け出のものと違っていた場合には支払われません。
また手形金額や支払期日が書き直してある、
支払場所が手書きで記入してある、
条件付きなどの文句が記載してある、
裏書が連続していないなどの手形は受取ってはいけません。

手形の支払呈示期間は3日間です。
あらかじめ余裕をもって、取引先の金融機関に持ち込んでください。
またその際には、裏に所持人の住所・氏名を記入し、
銀行届け出印を忘れずに押します。

手形を振出すには
当座預金の口座を開設していることが必要となりますが、
受け取る方は、
自分の口座のある金融機関に預けて取り立てを依頼します。
手形の割引や譲渡をしないのなら、
この口座は普通預金でも構いません。

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知っているようで知らない小切手の扱い

税理士江連祐治

著者:江連祐治税理士事務所 税理士 江連祐治

小切手とは、受取人に対する一定金額の支払いについて、
振出人が当座預金を開設した金融機関に委託して
現金の代用として用いる有価証券で広く使われています。

小切手の用紙は金融機関によって異なりますが、
記載事項は法で定められているので、
次に挙げる項目にもれがないかどうかチェックしましょう。

1.「小切手」という文字
2.支払地(どの銀行が払うか。)
3.支払人の名称(支払人の名称は銀行に限られます。)
4.一定の金額を支払うべき旨の約束
(たとえば、「上記金額をこの小切手と引き換えに
持参人へお支払ください」というような記載。)
5.振出日
6.振出地
7.振出人(企業の場合は、
住所・会社名・代表取締役名などを記入後、
銀行届け出印を押印する。)

ひとつでも記載漏れがあると無効となってしまいます。

また、受取った小切手は忘れずに現金化してください。

小切手の支払呈示期間は原則として10日間と短期です。
通常は振出日の翌日から通常10日以内、
末日が銀行休業日の場合には次の営業日までとなります。
この期間を過ぎると、
支払われないこともあるので注意してください。

現金化の方法は、日ごろ取引のある銀行に持ち込み、
口座に入金してもらいます。
現金として引き出すのには一定の日数を要します。
現金化を急ぐ場合には、
支払地の金融機関の店頭に直接持参するとよいでしょう。

たとえ小切手を振り出すことがない場合でも、
受け取ることはあるはずです。
帳簿上、小切手は受け取った時点で現金扱いになっているので、
預金出納帳だけでなく、現金出納帳にも忘れずに記帳しておきます。

小切手の扱いの実務上の処理については、
またの機会に詳しく説明したいと思います。

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知っておきたい銀行の知識-当座預金と普通預金

税理士江連祐治

著者:江連祐治税理士事務所 税理士 江連祐治

会社が通常開設する預金としては、当座預金と普通預金があります。

普通預金は、預入金額の範囲内であれば、
通帳と届出印鑑の押印および所定の払戻請求書の提出により、
いつでも払戻しが受けられ、普通預金金利がつきます。

最近では、預け入れ、払戻し、振込に、
法人用キャッシュカードによるATM利用ができるようになっています。

これに対して当座預金は、
会社が金融機関に対し手形や小切手の資金の支払いを
委託する場合、その原資として金融機関に
預け入れる預金のことをいいます。

つまり、会社が手形や小切手の決済を目的として
金融機関に開設する口座であり、
法令により預金金利はつきません。
当座預金には、通帳が無く、毎月銀行から計算書が送られてきます。

では開設に必要な手続きはどうなっているのでしょうか?
普通預金や当座預金を開設するには、
まず、金融機関との間で当座取引契約を結ぶ必要があります。

会社は登記簿謄本や印鑑証明を金融機関に提出し、
口座開設の手続きをとります。
業務内容や信用状態に問題が無ければ口座開設となり、
当座預金の場合には、小切手帳や手形用紙が交付されます。

ただし当座預金については、便利な反面、残高不足だった場合には、
振り出した小切手や手形が不渡りとなり、
銀行はその小切手・手形の換金を拒絶することになります。
ひとたび不渡りになると、会社の信用に傷がつくばかりでなく、
6ヶ月以内にもう一度不渡りを出せば、銀行取引停止となり、
事実上の倒産になるというリスクもあるわけです。

そのため当座預金の開設にあたっては、
長年の取引実績とともに信用の積み重ねが重視されます。
実績のない会社はまず断られると考えていいでしょう。
つまり、会社にとって金融機関に開設した当座預金口座は
信用のひとつのバロメーターでもあるわけです。

なお、預金残高が不足していても、
一定の限度額の範囲内であれば小切手や手形の決済が可能な
「当座貸越」という便利な制度もあります。
この場合あらかじめ口座を開設した銀行との間で
当座貸越契約をむすんでおく必要があります。

設立間もない小さな会社では開設が難しい当座預金ですが、
一定規模になれば利用することもありうるわけで、
ぜひ知識として持っておいてください。

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消費税の納税事業者とは?

税理士江連祐治

著者:江連祐治税理士事務所 税理士 江連祐治

消費税の納税事業者とは、
基準期間の課税売上高が1,000万円を超える
事業者(個人および法人)のことです。
新たに事業を始めた場合には、その時点では
基準期間の売上げはないため、
原則として、免税事業者になります。

ただし、基準期間のない法人のうち、
その事業年度開始の日の資本金の額又は出資の金額が
1千万円以上である法人については、
免税事業者にはならない旨の特例が設けられています。

なお、免税事業者であっても届出書を提出することにより
課税事業者になることを選択することができます。

平成25年1月1日以後に開始する年又は事業年度については、
「基準期間」の課税売上高が1,000万円以下であっても
「特定期間」の課税売上高が1,000万円を超えた場合、
当課税期間から課税事業者となります。

なお、課税売上高に代えて、給与等支払額の合計額により
判定することもできます。

特定期間とは、
個人事業者の場合は、
その年の前年の1月1日から6月30日までの期間をいい、
法人の場合は、原則として、
その事業年度の前事業年度開始の日以後6ヶ月の期間をいいます。

基準期間とは、
法人の場合、申告事業年度の前々事業年度のことをいい、
個人事業主の場合は、申告年の前々年のことをいいます。

課税売上高とは
消費税が課税される売上金額と輸出に係る金額の合計額から、
を差し引いた残額をいいます。
売上金額には、商品等の棚卸資産の販売代金のほか、
サービス料、請負工事代金、賃貸収入、建物や車輌などの
棚卸資産以外の事業用資産の売却収入も含みます。

パソコン会計で入力を行うと、
その取引に対して消費税がかかっているかどうか、
すなわち課税取引か非課税取引かの区分を入力することによって、
決算時の消費税申告書に連動させることができます。

また事業年度の途中でも、現在時点での消費税納税額を
リアルタイムに見ることができるので、
消費税の納税計画に役立てることができます。

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どうする?気になる消費税の扱い

税理士江連祐治

著者:江連祐治税理士事務所 税理士 江連祐治

「消費税」とは、
物を購入したり、サービスの提供を受けたりする消費者に対して
課税される国の税金です。

しかし、実際にその消費税を納税するのは、
販売などを行う事業者です。

事業者は、消費者から代金を受け取るときに、
消費税分を併せて請求するのです。
たとえ小さな会社であっても事業者になりますので、
「消費税の課税事業者」に該当すれば、消費税の納税・申告が
必要となり、消費税に関する経理処理が必要となります。

パソコン会計では、入力の都度その取引に対して
消費税がかかっているかどうかの区分も入力することによって、
決算時の消費税申告書に連動させることができます。

また事業年度の途中でも、
現時点での消費税納税額を画面で見ることができるので、
消費税の納税計画に役立てることができます。

消費税の経理処理には「税抜経理」と「税込経理」に2通りの方式があります。

パソコンで経理処理をする場合には
会計ソフトが消費税を自動計算してくれますので、
「税込経理方式」での入力がおすすめです。

消費税の扱いで気を付けてほしいのは、
小さな会社や設立したばかりの会社の場合ですと、
大きな会社のように資金が潤沢にあるわけではありません。
たとえ利益が出ていたとしても
入金が遅れるなどのアクシデントがないわけではありません。

決算日から2か月以内に法人税や法人住民税、
あるいは消費税といったまとまった金額を準備するのが
困難ということも起こり得るかもしれません。

ところが納税が送れた場合には、高い率の延滞税が
かかるばかりでなく、社会的な信用を
落としてしまうことになりかねないのです。

ですから納税にあたっては
納税期限までに支払いが行えるよう計画的に
積み立てをしておくなど、
前もって準備することも大切になってきます。

金融機関でも納税準備預金とよばれる
納税用の資金を預け入れる預金を扱っており、
納税充当目的の払い戻しであれば
非課税となるなどの優遇措置があります。

そうした機関を利用して
期日までにきちんと税金が支払えるように準備しておきましょう。

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決算書はなぜ必要か?いつ行えばいいのか?

税理士江連祐治

著者:江連祐治税理士事務所 税理士 江連祐治

「決算書」とは、
会社の利害関係者(株主・債権者・税務署など)に対して
内容を明らかにする報告書であるとも言えます。

経営成績が表示されている「損益計算書」と
財政状態が表示されている「貸借対照表」、
これらふたつを総称して「財務諸表」とも言います。

ところで、いったい決算書はなぜ必要なのでしょうか?

まず第一に、法人税や消費税の計算は、
決算書の内容をもとにして作成された「申告書」によって
行われるのです。
税務申告の際には、
決算書、申告書の両方を税務署に提出しなければなりません。

また決算書と申告書は、
金融機関などに借り入れの申し込みをする際には、
必ず提出を求められるものです。

特に決算書は、お金を貸す側からみれば、
返済能力を判断する基準になる重要なものです。
したがって、
「信頼性の高い決算書=会社の信頼度が高い」ということになり、
借入れの承認もうけやすくなるというわけです。

そして第二に、会社の営業活動で稼いだ利益を、
出資してくれた株主の配当金として還元したり、
働いている役員に対しての賞与を支給するための根拠になるのが
決算書に計上されている利益なのです。

他にも新しい取引先と商売を始める場合や、
資本金を増やすための出資者を募る場合、
財務内容や会社の業績のわかる資料の提示を求められることもあります。

以上のように決算書は会社にとって重要な書類であり、
その基礎となる日々の取引を記録する経理の仕事は
とても大切だといえると思います。

では、決算はいつ行えばよいのでしょうか?

決算の種類には「月次決算」「中間決算」「年度末決算」がありあす。

経営活動をより正確に把握したいときは、
月単位の損益の状況がわかる月次決算を行います。
株主に対して経営状態を知らせたり、
税金の中間申告をする場合には、
会計期間の途中で中間決算を3ヶ月ごとや6ヶ月ごとに行います。

そして、税金の確定申告や株主総会の決議を受けるため、
会計期間の終了時点(事業年度末)で本決算を行います。

パソコン会計の場合の決算書は、
決算整理後の試算表から貸借対照表・損益計算書に連動されます。

決算処理がすべて終了したら、
パソコンに入力されている当期のデータを印刷して保存する必要があります。
保存義務が定められていますので必ず印刷して保存することが重要です。

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