税務申告に必要な書類の作成と保存のしかた

税理士江連祐治

著者:江連祐治税理士事務所 税理士 江連祐治

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信頼性の高い会計データをつくるために、会計書類の作成・保存は必要不可欠です。

会社の利益に対しては、法人税・住民税・事業税が、
売上などの取引に対しては消費税が課税されるため、
税務申告においても帳簿や証憑類の作成・保存が義務付けられており、
これらにもとづいた決算書により税額を計算することになっています。

ここで注意しなければならないのは、
たとえ赤字の会社であっても税務申告は必要となることです。
(ただし、消費税については申告納税が免除される場合があります。)

『法人は現金出納帳やその他の必要な帳簿を備え、
その取引に関する事項を整然とかつ明瞭に記録し、
その記録にもとづいて決算をおこなわなければならない』

と法人税法により定められています。

また「青色申告」の承認を受けた法人は、
決算書の作成を「複式簿記」の方法でおこなわなければなりません。

青色申告とは、納税者の記帳習慣を確定させるための制度で、
あらかじめ納税地の所轄税務署長に「青色申告の承認申請書」を
提出しておかなければなりません。

青色申告者には税制上の特典が設けられており、
その代表的なものに「欠損金の繰越控除」があげられます。
これは当期発生した赤字は翌期以降7年間に発生した利益から相殺できるというものです。これにより黒字が出た事業年度の法人税等の税額を減らすことができるため、
ほとんどの法人が「青色申告法人」となっています。

簿記による記録の方法としては、単式簿記と複式簿記の2通りがあり、
お金の出入りのみを記録する「単式簿記」に対して、
お金の出入りとその目的を同時に記録する方法を「複式簿記」といいます。

消費税を申告する際に「原則課税」を適用し仕入税額控除を受けるためには、
課税仕入等の事実を記載した帳簿と請求書等の両方を保存する必要があります。

税込の支払額が3万円未満の場合には請求書等の保存は必要でなくなり、
必要事項が記載された帳簿の保存のみでよいとされています。

なお、帳簿書類の保存方法は、原則として紙による保存となります。
したがって、パソコン等で作成した帳簿書類についても、
原則として印刷した紙により保存する必要があります。

帳簿書類の保存期間について、次のようになります。

商法での保存期間は
原則として    すべて10年

税法での保存期間は
帳簿                      7年
決算関係書類             7年
現金預金取引等関係書類  7年
その他の書類             5年

実務では、過去にさかのぼって必要となるので
永久保存してもらいたい重要書類は
決算書、申告書、定款、登記関連書類、免許許可関連書類、
不動産関連書類、その他重要な契約書・申請書・届出書など

消費税の仕入控除と税務調査を考慮すると
7年間保存すべき帳簿書類は
総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳、
売上帳、仕入帳など
棚卸帳、決算に関して作成した書類
取引相手からの請求書、領収書、注文書、契約書

と、なります。

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領収書・請求書の取り扱いについて

税理士江連祐治

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領収書のやり取りでは、注意すべき点がいくつかあります。

領収書を受領するときには、
宛先と受領内容が記入されていない場合が多いようです。
これらの記載がないと、消費税や法人税の申告時に、
税務署から経費と見てもらえないこともあるので、
必ず記入してもらうことです。

一方領収書を発行するときには、
代金を受領したことの証明として必ず「控え」を残しましょう。
領収書と領収書(控)は連続したNo.をつけ不正に発行できないようにします。

なお領収書を書き損じたときには、
破棄しないで「控」とともにホチキスで止めて保存しておきます。
これは、決算や申告で売上などを除外した、と税務署から誤解されないためです。

また代金を受領した事実を証明するために作成し、
相手方に交付した書類には「印紙税」が課税されます。
「受取書」「領収書」「レシート」はもちろんのこと、
受取事実を証明するために請求書や納品書などに
「領収済」「相殺済」などと記入したものも含まれます。

印紙税は「収入印紙」を貼ることで納税するしくみになっています。
領収書などを発行する際には収入印紙の貼付けを忘れないようにします。
ただし、記載金額が3万円未満のものについては印紙税は非課税です。

では請求書や領収書をもらえないときはどうするのか?

このようなときは、「支払証明書」を作成します。
支払証明書は「私が支払いました」という証明なので、
経費を支払った人に作成してもらいます。

「支払証明書」に記入することは、
支払日、支払先、支払額、支払の内容、交付を受けられなかった理由、
支払先所在地、精算日、支払者、証№などです。

上記のうち支払日、支払先、支払額、支払の内容は、
消費税の仕入税額控除を行うために帳簿への記載が求められています。
したがって、パソコンに入力する際も、忘れないようにします。

支払額が3万円以上で請求書等の交付が受けられなった場合には、
交付を受けられなかった理由、支払先所在地が必要です。

また法人税法上、使途秘匿金とみなされないために、
支払先、支払内容、支払先所在地の記載を忘れないようにします。
なお、使途秘匿金に該当すると通常より多額の法人税が課税されてしまいます。

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