証憑について知っておきたいこと

税理士江連祐治

著者:江連祐治税理士事務所 税理士 江連祐治

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証憑とは取引開始の際に作成される書類で、
見積り、注文、契約等の内容を明らかにする目的があります。

証憑には、相手から受け取るものとして「納品書」「請求書」「領収書」、
また自己が作成して手元に残るものとして「納品書(控)」「請求書(控)」
「領収書(控)」などがあることは前回お話ししました。

「納品書」や「納品書(控)」は
「商品を販売して発送した」または「商品を購入して受け取った」
という取引の事実を証明する書類です。

納品書に記入することは、納品先、納品日、商品名、
数量・単価・金額、税抜き合計額、消費税額、税込合計額、伝票№などです。

売上げあるいは仕入れという取引が発生したら、
納品書に記入した内容を「売掛帳」「買掛帳」に入力します。

「請求書」や「請求書(控)」は「納品した」または
「納品された」商品等の代金を請求するために発行する書類です。

納品のつど請求書を発行する場合や、
取引が継続していると一定期間(週単位、月単位など)の取引を
まとめて発行する場合があります。

「売掛帳」「買掛帳」への入力も、納品ごとに行う場合と、
請求書の発行日に一括して行う場合があります。

記入することは、請求先、請求日、販売額、
消費税額、税込請求額、伝票№、備考、掛代金残高などです。

「領収書」「領収書(控)」は
商品代金や経費などの代金を「支払った」あるいは
「受け取った」という決済完了を証明する書類です。

現金の取引が発生したら、領収書の作成日に、
その内容を「現金出納帳」に入力することになります。

記入することとしては、あて先、領収日、
領収金額、領収内容、伝票ナンバーです。

証憑を取り扱う上でのポイントとしては、
記入もれがないかチェックすることと、
印紙税が必要な場合があるので注意が必要となることです。

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経理事務で必要な3つの書類

税理士江連祐治

著者:江連祐治税理士事務所 税理士 江連祐治

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会社や個人事業を問わず商売を行う者は、
「商法」という法律の規制を受けることになります。

これは、株主や借入先などの利害関係のある者に対して、
商売にかかる財産と営業の状況を明らかにするために、
会計帳簿貸借対照表のいわゆる「商業帳簿」を作成することが
義務付けられているからです。

そしてこれらの帳簿は
「公正な会計のルールに基づいてきちんとわかりやすく記載しなければならない」
と規定されています。

会計ソフトを使用して取引をパソコンに入力すると、
データが自動的に各帳簿に転記され、
事務処理にかかる手間と時間は大幅に短縮されることは、前回述べたとおりです。
しかし、これらのデータの根拠となる書類(証憑書類)を
整理保存しておくことも必要不可欠です。

もちろん第三者のためだけではなく、
会社自身の状況を把握し正しい経営判断を行うためにも、
根拠となる資料を作成し、それらを保存しておくことが必要なわけです。

経理事務で必要な書類は大きく3つに分類されると思います。
伝票類、帳簿類、証憑類です。

1、伝票類について

伝票とは、取引が発生したことを証明する証憑をもとにして、
その取引があった時に作成する書類です。
ひとくちに伝票と言いますが、経理事務で使う伝票には、
入金伝票、出金伝票、振替伝票、売上伝票、仕入伝票などがあります。

2、帳簿について

主要簿として各勘定科目の動きをまとめた「総勘定元帳」と
勘定科目の内容をさらに詳細に記載して、
総勘定元帳を保管するための役割をもつ「補助簿」があります。

3、証憑について

証憑には、相手から受け取るものとして「納品書」「請求書」「領収書」、
また自己が作成して手元に残るものとして「納品書(控)」「請求書(控)」
「領収書(控)」などがあります。

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パソコン会計のススメ

税理士江連祐治

著者:江連祐治税理士事務所 税理士 江連祐治

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前回述べましたように、
日々の取引を振替伝票へ仕訳する転記の作業を繰り返し、
「貸借対照表」と「損益計算書」を手書きで作成するのは、
かなりたいへんな作業です。

そこで会計ソフトを使って入力すれば、
むずかしい簿記の仕組みを知らなくても帳簿がつけられます。
パソコンショップの業務ソフト売り場へ行ってみると、
さまざまな種類の経理ソフトが販売されています。

そこで会計ソフトを選ぶときの6つのポイントをお話ししたいと思います。

〈ポイント1〉  帳簿形式で入力できること。

振替伝票形式の入力は「借方」「貸方」の仕訳ができないと入力できないので、
現金出納帳などの帳簿形式で入力できるものがおすすめです。
また、入力できる帳簿の種類もチェックしておくことを忘れずに。

〈ポイント2〉  「摘要」の入力の充実度の高いものを選ぶこと。

よくでてくる摘要をあらかじめ登録することができるか?
また登録した摘要の集計や分類ができるか?
よく使う内容を登録しておけば、何度も入力する手間が省けるので便利です。
その際にはある程度の入力文字数があるものを選ぶとよいでしょう。

〈ポイント3〉  勘定科目に補助科目が設定できること。

たとえば、得意先や仕入先が複数ある場合、
それらごとに「売掛金」や「買掛金」を管理したいときに、
勘定科目に補助設定を行うことで、残高管理まで可能となります。

〈ポイント4〉  消費税に関する設定機能があること。

消費税の申告を行う事業者は、
日々の取引から消費税に関する事項を集計して、納税額を計算する必要があります。
ですから課税取引や非課税取引などを入力・集計できる機能があると便利です。

〈ポイント5〉  コピー用紙に印刷ができること。

ソフトメーカーが指定した用紙でないと印刷できない場合が稀にあります。
そうなると、用紙の購入コストがかかるので、
コピー用紙にも罫線入りで印刷できるかどうかも確認しておいたほうがよいでしょう。

〈ポイント6〉  サポート体制がしっかりしていること。

販売店の会計ソフトのパンフレットをみれば、
上記のことができるかどうかやソフトのシステム機能とデータ処理件数が
書かれているはずですので、チェックしてみてください。
またソフト会社のホームページで調べることもできます。

日々の業務処理で使うものですから、使う人のやりやすいものでないと、
会計処理がストレスになってしまうことと思われます。
「デモプログラム」をダウンロードして、実際に使ってみて決めるのもよいでしょう。

使う人と会計ソフトとの相性の問題もありますので、
一概にどれがいいとはいえませんが、
参考にして相性のいいソフトを選んでいただければと思います。

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